生日礼金（无论是现金红包还是实物礼品）在会计上通常被视为职工福利费处理。其会计分录会根据发放对象（员工还是非员工）、资金来源以及企业执行的会计准则略有不同。
以下是常见的几种情况及其会计分录：
情况一：发放给本单位员工（最常见情况）
这是最普遍的情况，计入 “应付职工薪酬——职工福利费” 科目。
1. 计提福利费时（如公司有计提政策）：
* 借： 管理费用——职工福利费 （行政管理人员）
* 借： 销售费用——职工福利费 （销售人员）
* 借： 制造费用——职工福利费 （生产人员）
* 借： 生产成本——直接人工/福利费 （直接生产工人）
* 借： 研发支出——职工福利费 （研发人员）
* 贷： 应付职工薪酬——职工福利费
2. 实际发放现金红包时：
* 借： 应付职工薪酬——职工福利费
* 贷： 银行存款 / 库存现金
* 贷： 应交税费——应交个人所得税 （非常重要！ 生日礼金属个人所得，需并入当月工资薪金代扣代缴个税）
3. 如果是发放实物礼品（如蛋糕、购物卡等）：
* a. 购买礼品时：
* 借： 库存商品 （取得发票，按含税价入账）
* 借： 应交税费——应交增值税（进项税额） （取得专票时）
* 贷： 银行存款 / 应付账款
* b. 将礼品发放给员工作为福利时：
* 借： 应付职工薪酬——职工福利费 （含税市场价或购买价，需公允）
* 贷： 库存商品 （成本价）
* 贷： 应交税费——应交增值税（进项税额转出） （关键！ 外购货物用于集体福利或个人消费，进项税不得抵扣，需转出）
* 贷： 应交税费——应交个人所得税 （同样重要！ 需按礼品公允价值并入工资薪金代扣代缴个税）
* (差额通常计入管理费用/销售费用等科目，但更规范的作法是将采购成本计入库存商品，发放时公允价值计入福利费，差额在福利费中体现)
情况二：由工会经费开支（仅限会员）
如果生日礼金明确规定由工会经费列支，且实际从工会账户支出：
* 企业（行政账）层面： 通常无需做账，或仅做代收代付（如果企业先垫付）：
* 垫付时：借： 其他应收款——工会 贷： 银行存款
* 收到工会还款时：借： 银行存款 贷： 其他应收款——工会
* 工会账层面：
* 借： 职工活动支出——会员活动支出（或其他相关明细科目）
* 贷： 银行存款 / 库存现金
* 贷： 代扣代缴个人所得税 （仍需代扣个税！ 工会发放给个人的福利也属于个人所得，由工会或企业代扣）
情况三：发放给非本单位员工（如客户、关系单位人员）
此时不属于职工福利费，应计入相关业务费用：
* 借： 管理费用——业务招待费 （最常见）
* 或 销售费用——业务招待费 （根据受益部门）
* 贷： 银行存款 / 库存现金
* 贷： 应交税费——应交个人所得税 （注意！ 向个人赠送礼物可能需要按“偶然所得”代扣代缴20%个税，具体视金额和当地税务规定，需咨询税务机关或专业顾问。企业与企业之间赠送则不涉及个税）
总结关键点
1. 性质认定： 员工生日礼金/礼品属于职工福利费。
2. 核心科目： “应付职工薪酬——职工福利费” （发放给员工时）。
3. 税务处理（重中之重）：
* 个人所得税： 无论现金还是实物，发放给员工或非员工个人，均需按规定代扣代缴个人所得税！ 员工生日礼金应并入当月“工资、薪金所得”计算个税；赠送给外部个人可能涉及“偶然所得”。
* 增值税： 外购实物礼品用于员工福利，其进项税额不得抵扣，已认证抵扣的必须做进项税额转出。
* 企业所得税： 职工福利费支出在企业所得税前扣除有限额（不超过工资薪金总额的14%）。
4. 凭证附件： 发放时应有领取员工的签收单（注明姓名、金额/物品、身份证号），内部批准的福利发放通知/制度等作为原始凭证。实物礼品发放需有签收记录。
5. 执行准则差异： 《小企业会计准则》下，可以不通过“应付职工薪酬”计提，发生时直接计入相关成本费用，但仍需关注个税代扣。
最常用的会计分录示例（员工，现金红包）
假设发放给管理部门员工生日现金红包500元（需并入工资扣税）：
1. 计提（或直接发放不做计提）：
* 借：管理费用——职工福利费 500
* 贷：应付职工薪酬——职工福利费 500
2. 实际发放（假设与计提同时或在之后）：
* 借：应付职工薪酬——职工福利费 500
* 贷：银行存款 / 库存现金 492.50 （假设当月适用税率为3%，扣缴个税7.50元）
* 贷：应交税费——应交个人所得税 7.50
重要提示： 具体操作应严格遵循企业所在地适用的会计准则和税收法规。对于不确定事项，特别是税务处理，强烈建议咨询专业的注册会计师或税务师。